お知らせ
本年10月期後納料金請求に関する報告について
平成19年12月14日
本年10月にご利用いただいた郵便物等の料金を翌11月に請求する後納の取扱いについて、10月分の請求額を誤った請求書を送付した等の事象が発生したことから、11月16日、総務省から、全国における後納料金に係る誤請求の発生状況、原因究明、利用者への対応状況及び再発防止策について12月14日までに報告するよう命ぜられ、本日、報告いたしました。
このことにより多くのお客さまにご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後は、同様の事象を発生させないよう会社を挙げて取り組んでまいります。
報告の概要は、次のとおりです。
誤請求等の発生状況
- 請求額の誤りが1,938件発生しました。そのうち過大請求は1,250件、過大請求分の総額は9,335万円、過小請求は688件、過小請求分の総額は△11,005万円です。
- 請求書の未送付が1,829件発生しました。
- その他
- 口座番号等の確認作業が間に合わず、ひとまず支払銀行をゆうちょ銀行とした請求書を発送した事象が7,721件発生しました。
- 郵便事業株式会社の振込口座の種別を誤記載した請求書を発送した事象が4,784件発生しました。
- 正当な額の請求書の発送が遅延した事象が1,890件発生しました。
お客さまへの対応状況
本年11月16日付けの書面にて、料金後納をご利用のすべてのお客さまに対し、料金請求事務に遅れが生じるなど多大なご迷惑をおかけしたことをお詫びするとともに、10月分の後納料金について不審な点があればお問い合わせをいただくようにご案内した上で、事象に応じて個別に事情を説明し、11月分の請求と合わせて精算する方法、請求書を再発行又は修正の上10月分のみお支払いいただく方法など支払方法について相談させていただく等の対応をしました。
なお、10月分の請求については、11月分の支払期限日(12月20日)までにお支払いいただいた場合は、延滞金をいただかないことにしています。
発生原因
このたびの後納料金に係る誤請求等が発生した主な原因は、
- 新たに導入した決済系システム及び総合的財務システムに一部プログラムミスがあったことによる誤作動が発生したこと、
- 上記に加え、システム操作の難しさなどにより取引データの入力漏れや入力誤りが発生したことや、決済系システムに登録している情報に不備があったこと、
- 決済系システムの本社センターにおいて運用ミスが発生したこと
によるものです。
再発防止策
- プログラムミスについては、判明し次第速やかに対応し、総合的財務システムについては11月8日までに、決済系システムについては12月3日までに、それぞれ所要の修正を実施しました。
- 取引データの未入力・誤入力の解消を図るため、入力作業を担当する社員等に対し具体的な確認方法を示した上で確認の徹底を指示し、11月分の請求に関するデータについては12月2日までに確認を終了しました。引き続き、取引データの入力内容の確認を徹底すべく業務フローを見直し、入力作業を担当する社員等に対し研修会等を開催して指導する等しました。
- 決済系システムに登録している情報の不備の解消を図るため、本件事象の発生原因となった登録情報については、11月30日までに修正を実施しました。また、本件事象に係る登録情報のみならず、支払方法、口座番号等に関する情報について確認を要するものをリストアップし、確認・修正を12月5日までに実施しました。
- 決済系システムの本社センターにおける運用ミスの解消を図るため、データ送信に係る手順を明示して確実な実施を徹底するとともに、所要のデータ修正を12月4日までに実施しました。
10月分の後納請求の精算処理過程で発生した事象
10月分の請求額の精算を要するお客さまに対し、11月分の請求書に合算(10月分と11月分の内訳も明示)した請求書を12月10日から配達したところ、お客さまから、10月分の精算額が11月分に合算されていない、10月分を精算したにもかかわらず10月分の精算に係る請求書が届いた等のご照会があり、現在個別に事情を確認しているところです。別途、発生状況、お客さま対応状況等につき、来年1月末までに総務省に報告する予定です。
お客さまのお問い合わせ先
郵便事業株式会社
対策本部
電話:(直通)03-3504-4856 (FAX)03-3592-7620
