ビジネス編

用件がはっきり伝わるよう簡潔に書く

前文は最小限にとどめ、すぐに用件を書き出します。日時などの重要な事項は箇条書きにする、長い参考資料や大きな図表は別紙にするなどの配慮も必要です。

誰に出すべき手紙なのかをまず考えてみましょう。

新規取引の申し入れの手紙を新入社員にあてても取引成立の望みは薄いでしょうし、日頃の納品に関するこまごまとしたことを社長あての手紙に書くのは意味がないことです。

誰にあてて書くかによって書き方も変わってきますが、相手の役職が高いからといって、過剰に敬語を使うのも考えものです。必要な礼儀をわきまえて、あとは事務的に書き進める方がビジネスの手紙にはふさわしいでしょう。

時には、手紙だけで十分なのかを考えてみる必要があります。

あらためて口頭で説明や交渉をする機会を持つなどのアフターケアがあってこそ手紙が活きるものです。

逆に、口頭ではあいまいだったことを明確にするために手紙という形が有効なこともあります。