case

3万件を超える世帯への地域商品券の封入・配送業務を
日本郵便に委託し、スピーディーで確実な配送を実現

大館市役所さま

ミッション

1か月以内に3万件以上におよぶ「商品券」を確実に配布できるよう人員を確保したい。

日本郵便のソリューション

倉庫ではなく郵便局に必要なロジ作業（送り状印字、封入・封かん）とゆうパックでラストワンマイルまで支援。

パフォーマンス・ゴール

日本郵便へ一元的に業務委託することで、市民や事業所へ迅速な支援が実現。

コロナ禍における市民の家計負担軽減を目的とした
「おおだて暮らし応援商品券」の配送業務を日本郵便に委託

秋田県北部に位置し、忠犬ハチ公の故郷としても知られる大館市。コロナ禍において物価高騰の影響を受けた市民の家計負担を軽減するとともに、地域内における消費の喚起によって事業者を支援するため、市内取扱店で使用可能な「おおだて暮らし応援商品券」３万件以上の配付を決定し、2022年11月に日本郵便による配送を開始しました。
このプロジェクトを担当された大館市役所総務部企画調整課課長の羽生昇二さまと同課企画調整係係長の西村克也さまに、配送業務を日本郵便に委託した経緯や配送を終えての思いについてお話を伺いました。

市民の生活を支援する地域商品券は短期間で確実に届けなければいけない

「おおだて暮らし応援商品券」配布事業の概要についてお聞かせください。

西村克也さま（以下敬称略）：コロナ禍において市民の皆さまの家計の負担を軽減するとともに、地域内における消費を喚起し事業者を支援したいということで、市内取扱店で使用可能な「おおだて暮らし応援商品券」を配布することになりました。燃料価格や物価の高騰が家計に与える影響も大きいため、暮らしを応援するための施策です。
2022年10月1日時点で大館市に住民登録のある方を対象に一人当たり5,000円分の商品券を世帯分まとめてお届けするという内容で、実施に向け動き出したのは2022年の7月下旬でした。発送時点での商品券配布対象人数は68,431人、世帯数は31,567世帯です。

2021年に新しくなった大館市役所本庁舎

市民一人当たり5,000円分の商品券が配布された。

「商品券」配送の対応が可能で、
生活インフラとしての正確性から日本郵便への委託を決定。

配送業務を日本郵便に委託された経緯と、期待した点はどのようなことでしょうか。

西村：いろいろな配送会社がありますが、今回配布するのは「商品券」ということで、安心して対応ができる日本郵便にお願いすることにしました。
日本郵便には「転居・転送サービス」があるため、配布対象者の転居にも柔軟に対応してもらえることも委託を決めた理由のひとつです。
突発的な大量の発送物で、しかも商品券ですので、スピーディーかつ確実な配送が求められます。日本郵便にはこうした配送クオリティーを期待しました。
2020年に新型コロナウイルス感染症緊急経済対策として実施された特別定額給付金の給付の際も3万件を超える発送物がありましたが、封入物は申請書でした。それに対し今回は商品券を封入するため事務作業量も増大します。そこで、今回は封筒に貼付する送り状の作成から封入・封かん、ゆうパックでの配送までを日本郵便に依頼することにしました。

大館市役所総務部企画調整課企画調整係　係長西村克也さま

送り状作成から発送までをアウトソーシングし事務作業を省力化

送り状に印刷する送付先の情報は、日本郵便の提供する「日本郵便Web-EDI 」を利用し連携されたそうですね。

西村：今回は事務作業を省力化したいということで送り状の作成から封入・封かん発送までを日本郵便にお願いしました。
送付先情報の連携方法は、CD-ROMでの持ち込みも考えましたが、日本郵便の提供するWeb-EDIであれば、紛失のリスクもなく、セキュリティー面も考慮されているとお話をいただき、採用しました。
大館郵便局にはこれまでにも発送を依頼した実績がありますが、今回は発送物の量が3万件を超えるということで、局側でも従来とは異なる体制を組んで対応していただきました。

大館郵便局ではスペースと人員を確保し、短期間での封入・封かん発送作業を行った。

「1カ月以内での配達完了」という依頼に対し、3週間での配達完了を実現

今回の商品券配送についてどのような課題があったのでしょうか。短期間での配達完了をお望みだったと伺いました。

西村：行政のサービスとしては市民の皆さまにできるだけ早く、タイムラグを減らしてお届けしなければなりません。そこで11月7日に発送開始、11月中には配達を完了してほしいと要望を出しました。
大館郵便局では、市民の在宅率を考慮して土・日曜日、祝日に集中的に配達できるよう人員を増やし、持ち戻り率を抑える対応をしてくださり、結果的にお願いした期限より早い11月26日に全ての世帯への配達を完了することができ、とても感謝しています。
配達時に不在だった世帯については、郵便局に受け取りに来られる方が増えるとコロナ感染へのリスクが高まるため、なるべく再配達依頼をしていただくよう大館市の広報紙でお知らせしました。それでも多い日は500人くらいの方が郵便局の窓口にいらしたそうです。大館郵便局では混雑を想定し工夫することでスムーズな引き渡しを実現していただきました。雨が降った時に備えて屋外に専用のテントを準備するなど、市民の皆さまにできるだけ負担をかけないようにしていただけたこともありがたかったです。市役所としても、郵便局の駐車場が満車になった場合に備え市役所の駐車場も使えるようにするなど、連携して対策を行いました。

商品券の配送、不在世帯への引き渡しを担当した大館郵便局。
専用窓口の設置などの対策でスムーズな引き渡しを実現した。

日本郵便とかなり緊密なやり取りをなさったのですね。

羽生昇二さま（以下敬称略）：もともと大館市から市民の皆さまへ信書を送る際は日本郵便を利用しますし、地方自治体としてはなくてはならない存在です。大館郵便局は市役所の隣にあり物理的な距離も近いのですが、それを差し引いてもコミュニケーションが取れていると感じています。
10万円の特別定額給付金の申請書を発送する際は封入作業を市役所の人員で行ったのですが、今回と同様に配送のタイムラグをできるだけなくし、市民の皆さまへスピーディーにお届けしたいと考えていました。大館郵便局に相談したところ、迅速な発送をしていただき本当に助かりました。日本郵便には困っていることを相談しやすいですし、細かな配慮や提案をしていただけるので、目には見えない信頼感があります。

大館市役所総務部企画調整課課長　羽生昇二さま

商品券について市民の方の反応はいかがですか。

西村：商品券の受け取り一覧表に記載した二次元コードを読み取ってアンケートに答えていただいています。
商品券の利用期限が2023年2月28日なので集計結果がまとまるのはまだ先ですが、雪国は燃料代もかさむため家計の支援として喜んでいただいていると感じています。
今回は短期間での発送でしたが、封入間違いや誤配などのミスもなくお届けできて安心しました。

労働力が不足する中でも高い配送品質を維持してほしい

日本郵便へのご要望があれば教えていただけますか。

西村：日本全体の問題として今後、労働力が不足していきます。配達業務に携わる人員も減っていくと発送から到着までの日数が延びるなど、サービスの質の維持が難しくなるかもしれません。AIの有効活用による効率化などを進めているでしょうが、最終的には人の力が重要なので、人員を確保して速く確実に配達できる体制を維持していただきたいと思います。

大館市として力を入れているプロジェクトや今後の展望をお聞かせください。

羽生：2023年は忠犬ハチ公生誕100年ということで、東京都渋谷区と大館市が協力してさまざまなイベントなどを実施する予定です。このプロジェクトを盛り上げて、ハチ公の故郷・大館市を広く知っていただきたいと思います。大館市へ遊びに来る方が増えて、満足していただけるようなまちづくりをしてまいります。

市役所前の郵便ポストには、大館市のシンボルである秋田犬の銅像が設置されている。

JP
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